Tekrar eden işleri otomasyona devretmek: Nereden başlamalı?
Bir çalışanın her gün bir sistemden diğerine elle veri kopyaladığını düşünün. İş zor değil ama zaman alıyor ve dikkat dağıldığında hata yapılıyor. Bu tür işler otomasyon için en iyi adaylar.
Hangi işler otomasyona uygun?
Bir işin otomasyona uygun olduğunu gösteren üç işaret var:
- Sık tekrarlanıyor: her gün ya da her hafta aynı şekilde yapılıyor.
- Kuralı belli: "şu olursa bunu yap" diye tarif edilebiliyor.
- Veri zaten dijital: tablo, form, e-posta ya da bir yazılımda duruyor.
Sık görülen örnekler
- Web sitesindeki formdan gelen talebin bir tabloya yazılması ve ilgili kişiye bildirim gitmesi
- Vadesi yaklaşan ödemeler için otomatik hatırlatma e-postası
- Haftalık satış ya da randevu özetinin her pazartesi hazır olması
- E-ticaret, muhasebe ve stok sistemleri arasında veri aktarımı
Entegrasyonları, kullandığınız sistemlerin resmi bağlantı yöntemleriyle (API) ve yalnızca sizin verinizle kurarız.
Nereden başlamalı?
- Bir hafta boyunca tekrar eden işleri ve her birine harcanan süreyi not edin.
- En çok zaman alan ve kuralı en net olan işi seçin.
- Önce yalnızca o işi otomatikleştirin; küçük ve çalışan bir çözüm, büyük ve yarım kalan bir sistemden iyidir.
- Kazanılan süreyi ölçün, sonra sıradaki işe geçin.
Neyi otomatikleştirmemeli?
Her işin otomasyona girmesi gerekmez. Kuralları sık değişen, hata maliyeti yüksek ya da insan değerlendirmesi gerektiren işlerde otomasyon yerine kolaylaştırıcı araçlar daha doğru olabilir.
İyi bir otomasyon görünmez olur: iş yapılır, siz yalnızca sonucu görürsünüz.
Ekibinizin vaktini alan bir iş varsa anlatın; otomasyona uygun olup olmadığını ücretsiz ön görüşmede birlikte değerlendirelim.